El sistema 'rh-calzados' para “control de Compras, Inventario y Ventas en Tiendas”, que se ofrezco para la venta esta orientado para servir a tiendas con productos que manejan tallas (calzados y/o vestidos) y tiene como objetivos fundamentales lo siguiente: 1) El registro de los pedidos, el registro de las compras y la actualización de las mismas en un inventario permanente, que permita la rápida ubicación de los productos para la venta., 2) Procesar y emitir las Facturas y las Notas de Crédito de productos de manera constante, eficaz y cumpliendo con la normativa legal vigente (uso de Impresora Fiscal)., 3) El proceso de información oportuna de ventas e inventarios que permitan toma de decisiones acertadas en políticas de compras y ventas, para el éxito del negocio. Y 4) Dar cumplimientos a las normativas del “seniat”, generando los reportes del libro de venta y compra del Iva y el reporte de inventario mensual de entradas y salidas de productos.
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carga y da mantenimiento a los archivos maestros de tienda, proveedores, líneas de productos, materiales, colores, tallas, marcas, localizadores, vendedores y formas de pago, los cuáles son necesarios para ensamblar los datos del inventario, la facturación y las ventas.
registra las compras y salidas de inventario; procesando las cargas de los pedidos, las cargas de las compras al inventario y las carga de ajustes de salidas al inventario. El registro de los pedidos de compras permite hacer seguimiento de los productos pedidos a cada proveedor, pudiendo chequear que los pedidos estén en el tiempo estipulado de entrega, así como también chequear que la mercancía que se este recibiendo sea la que se pidió, es decir los mismos modelos, colores, tallas y precios.
pasa automáticamente los datos del pedido, a la carga de productos para el inventario; es decir que cuando llega mercancía a la tienda con facturas o notas de entrega, se usa un programa indicándole el número de pedido al cual corresponde la factura o nota de entrega y el sistema va mostrando los renglones pedidos permitiendo seleccionar los productos que llegando a la tienda para copiarlos en la carga de inventario,
haciendo en el momento las modificaciones a que hubiese lugar, tales como cambios de colore, de tallas, cantidades, precios, etc..
carga la mercancía comprada sin necesidad de cargar el pedido; es decir usando el programa de carga se da entradas a los productos de manera rápida y sencilla, ya que el programa deja en su memoria los datos de la última nota cargada, para los caso en que las siguientes notas tengan las misma tallas, cantidades y precios, procediendo a grabar la información sin necesidad de repetir la cargar de los datos de cada talla.
adicionalmente el sistema tiene un programa “expreso” de modificación de los datos de las facturas cargadas, el cual al ser ejecutado va presentado cada nota cargada, para que el operario señale si desea hacerle alguna modificación, lo cual permite que las modificaciones sean inmediatas; es decir que las correcciones de la carga de productos se hace rápidamente sin generar congestionamiento en el proceso.
carga de compras cuenta hasta con diez (10) archivos para cargar datos de la mercancía que llega, permitiendo procesar de manera independiente lo de cada proveedor o de cada factura (dependiendo de la prioridad de entrada), evitando congestionamiento en la carga de la mercancía y haciendo posible que mientras se va cargando una mercancía en un archivo, se puede ir revisando mercancía que este cargada en otro archivo y también se pueden emitir las etiquetas de lo que ya este revisado y luego también actualizar al inventario cada archivo de carga, de manera individual y simultánea.
dispone (optativamente) del uso de “localizador”, para la rápida ubicación de los productos; es decir que todas las tallas de un producto que son del mismo fabricante, modelo, marca, piel y color están agrupados con un único número de “localizador”.
emite las etiquetas que van pegadas al producto con el uso de una impresora “térmica” de excelente desempeño (velocidad y calidad de impresión), las cuáles tienen impresa en manera clara y visible el número del localizador, la talla, el modelo del producto y el código de barra para ser leídas claramente tanto por el depositario que busca el producto en el almacén, como por la lectora del código de barras del programa de facturación de la caja.
dispone de un programa que es usado por los vendedores cuando están atendiendo al cliente, para ver si hay existencias del producto y ordenar su búsqueda en el almacén, este programa se ópera desde un terminal ubicado en la sala de ventas e imprime en una impresora de 40 columnas (ticket) ubicada en el depósito un ticket donde se índica: el vendedor que solícita, el número de localizador y la talla del producto y el cual es usado por el depositario para ubicar el producto y entregarlo el vendedor. (este método de atención permite que el vendedor atienda mas rápidamente y a mas cantidad de personas, de manera efectiva; en tiendas con tráfico, muchos clientes entran y al no ser atendidos oportunamente se retiran de la tienda sin comprar, esto ocurre con mucha frecuencia en temporadas altas, como escolares, días de la madre y el padre, diciembre, etc.)
dispone de un “menú de caja”, donde están separadas las tareas de las operaciones de la caja, es decir que en la caja solo están dispuestas las opciones de emitir facturas, emitir notas de crédito, emitir el reporte “x” y el reporte “z” de la máquina fiscal, consultar existencias de productos y consultar y listar cuadre diario de caja. (con esto se restringe que el cajero tenga acceso a procesos e informaciones que no le corresponden, tales como cambios de precio, carga de ajustes, compras, reportes de costos, vetas, etc.) .
el programas de facturación permite tener abierta en una misma caja (impresora fiscal) hasta (4) cuatro sesiones de proceso de factura de manera simultánea, lo cual ayuda a que no se congestione la caja en el momento de facturar; también el programa de emisión de factura esta orientado par ser usado fácil y rápidamente por el cajero, el cual tan solo deben ingresar el código del vendedor, pistolear el código del producto, ingresar la cédula o rif del comprador y el nombre y dirección, si es que no ha comprado anteriormente. (el sistema graba los datos de cada cliente para que cuando vuelva a comprar solo se le ingresa la cédula o rif), ingresar la forma de pago y de manera inmediata es emitida la factura; también tiene una opción que permite la re-impresión de la factura, en caso de que falle la impresora fiscal. (falla frecuente en las máquinas fiscales).
el sistema emite las notas de crédito (impresora fiscal) de acuerdo a la normativa del seniat y con la presentación de la pantalla igual que el de la factura, lo que hace de fácil manejo.
programas que generan desde los históricos de ventas del sistema el listado del “libro de Ventas del Iva” de acuerdo a la última providencia del Seniat, y adicionalmente el sistema también genera un archivo en “excel” con los datos del libro, para que en caso de que el usuario desee hacer algún cambio, o personalización de la presentación del libro, lo procese en ese formato (excel.). Igualmente el sistema cuenta con los programas que permiten cargar los datos de las facturas de compras y gastos para emitir el listado del “libro de Compras del I.v.a.” y también genera un archivo en “excel”.
variedad de programas de listado que presentan la información de los inventarios y las ventas que facilitan el análisis de la rotación de los productos, permitiendo que las compras y reposiciones se hagan lo más objetiva posible partiendo de lo que se vende y lo que se tiene en inventario.
cuenta con un sistema adicional de control de acceso el cual permite restringir el acceso de uso a los programas que solo están destinados al uso del supervisor (tales como cambios de precios, carga de ajustes de inventario, carga de compras, emisión de reportes de inventarios y reportes de ventas, emisión de libros de Iva, etc.)
programado en un lenguaje de programación denominado “visual Pro-v”, en modo carácter y para ser instalado en sistema operativo “windows” en cualquiera de sus versiones.
cuenta con toda la documentación (archivos y programas) que permite hacer adaptaciones, modificaciones o arreglos a los programas ya sea por requerimientos de la naturaleza de las actividades que desarrolla cada negocio o por cambios que impongan la normativa legal vigente en el país.
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